Tekst og foto: Erik Valebrokk
Etter at Bryggeriet Tannlegelegesenter fikk Castra i hus, har hverdagen blitt veldig mye enklere - og langt mer oversiktlig. Castra løser mange problemer på en tannlegeklinikk. I en hektisk hverdag kan det være krevende å holde oversikten over antall beger, bittskinnebokser, kompositt eller spritkluter på lager – og å vite når du må bestille for at tannlegen ikke skal risikere å gå tom for viktig utstyr.
Castra er Jacobsen Dentals nye lagrings- og innkjøpssystem som ble lansert for litt over et år siden og som har blitt et populært og velkomment hjelpemiddel hos norske tannklinikker på kort tid. Brukernes tilbakemeldinger har vært unisont gode, og at behovet for Castra har vært stort er det liten tvil om. Det er bare ikke alle som har vært klar over at de trenger det.
"Kort oppsummert er Castra en app som gir et effektivt og tidsbesparende innkjøpssystem og/eller full kontroll på klinikkens lagerbeholdning."
- Vi trodde vi hadde god oversikt over varebeholdningen og gode innkjøpsrutiner, men når vi ser tilbake i dag ser vi at det var vanskeligere å holde oversikten, forteller Laila Bergjordet Lindberg, tannhelsesekretær på Bryggeriet Tannlegesenter i Elverum. – Vi hadde vårt eget system som kanskje lignet litt, men før var det mye vanskeligere å kontrollere bestillinger og holde oversikten over lagerbeholdningen. Plutselig hadde vi kjempemye av noe, men manglet noe annet. Tidligere visste vi ikke nødvendigvis hvem som hadde hentet noe, og plutselig kunne det være tomt, men det var bare sånn det var.
- Mange ganger ser du ikke at du har behov for noe før det er på plass, sier Laila med et smil, åpenbart veldig glad for å ha tatt Castra i bruk.
Systemet gir altså full lagerstyring med komplett oversikt over hele beholdningen til en klinikk. Nå har den koselige gjengen på Bryggeriet brukt Castra i et års tid, og kunne ikke vært mer fornøyd.
"I en hektisk hverdag kan det være krevende å holde oversikten over antall beger, bittskinnebokser, kompositt eller spritkluter på lager"
Det er enkelt å forklare hvordan det fungerer. Kort oppsummert er Castra en app som gir et effektivt og tidsbesparende innkjøpssystem og/eller full kontroll på klinikkens lagerbeholdning. Det finnes to forskjellige varianter; en som kun er et innkjøpssystem, og en som også inkluderer full lagerstyring og umiddelbar lagertelling. Små kort med QR-kode til skanning og vareinformasjon plasseres på lagerhyllene, og nye varer bestilles med et tastetrykk. Det kunne ikke vært enklere.
- Og så er maks/min-systemet veldig nyttig, fortsetter Laila og kollega Tone Bjørke-Olssen. - På den måten trenger vi ikke ha så mye på lager, og det er jo veldig praktisk.
Maks/min-systemet går kort fortalt ut på at systemet holder oversikt over hvor mye klinikken skal ha av et gitt produkt, og når det er på smertegrensen. Si at man skal ha maks fire pakker med hygienetrekk, men aldri mindre enn en. Da gir systemet beskjed om når det er på tide å bestille nye. Hver gang man skanner et produkt man tar ut av lageret oppdateres beholdningen. Enklere kan det ikke bli.
- Det er mye lettere å ha kontroll på kostnadene, bekrefter de to tannhelsesekretærene. – Det blir en mye jevnere utgiftsflyt blant annet fordi vi ikke trenger å sitte med et like stort varelager. Over tid ser du jo at det er en jevn strøm av varer som går, og du slipper de store svingningene i utgiftene. Det er mye mer forutsigbart.
Etter et års bruk er jentene veldig fornøyd og en smule imponert.
- På forsommeren tok vi en slags varetelling, og det var overraskende lite feil i beholdningen med tanke på at vi hadde hatt systemer et år. Det kunne jo blitt en del skanning- og plukkfeil ved oppstart siden vi var ferske i gamet, så det viser hvor enkelt og lett forståelig Castra-systemet er, sier de.
"Over tid ser du jo at det er en jevn strøm av varer som går, og du slipper de store svingningene i utgiftene. Det er mye mer forutsigbart."
En av Castras styrker er den høye fleksibiliteten.
- Vi forsøker å spille ball med kunden, forteller assisterende direktør Thomas Løbben hos Jacobsen Dental. - Det kunden trenger, er det vi lager. Der er vi veldig fleksible. Det har blant annet gitt seg utslag i form av at de kundene som ønsker det får tilsendt ukuransrapporter, der vi har registrert hva som går inn og ut, og hva som ikke har noen bevegelse, slik at rapporten blir et godt verktøy for opprydding. Vi leverer også kvartalsvise beholdningsrapporter som er til stor hjelp når økonomiavdelingen søker kunnskap om lagerverdiene.
Vel tilbake på Bryggeriet forteller Laila og Tone om hvordan de tidligere førte lister manuelt og det ofte oppsto feil.
- Hver gang vi skulle skaffe oss oversikten og legge inn nye bestillinger tok det mye tid av arbeidsdagen, og etterpå kom jeg alltid på noe jeg hadde glemt. Castra er mye enklere, fordi du har oversikten hele tida. Det er bare å gå gjennom listen og se hva vi har behov for, trykke på en knapp og bestille. Gjør vi det før klokka 12, så har vi varene allerede neste dag, og det med kostnadsfri levering som er en ekstra bonus.
